Dokumentacje to są surowe wiadomości dotyczące umowy, nie mające same z siebie żadnej wartości, nie dające ich właścicielowi właściwej wiedzy. Analiza danych analizując to zagadnienie “dane” powinno się interpretować jako zestaw obiektywnych danych o pewnym wydarzeniu, zapis wykonanych aukcji. Materiały to więc świeże fakty, cyfry czy zdarzenia, z których istnieje możliwość, po dokonaniu ich odpowiedniej analizie, wyprowadzić przydatne dla człowieka dane. Czyste, nie opracowane fakty nie posiadają w rzeczywistości większego znaczenia w przeprowadzaniu działalności. Dopiero analiza danych jest w stanie pomóc w osiągnięciu wyników i podjęciu poprawnych decyzji. Normalnie zarządzanie danymi ukierunkowuje w sobie kilka procesów: analizę i selekcję otrzymanych efektów.